Sukuselvitys ja virkatodistukset perunkirjoitusta varten

Mikä on sukuselvitys?

Sukuselvitys on kokonaisuus virkatodistuksia, jotka muodostavat aukottoman ketjun henkilön 15. ikävuodesta kuolinpäivään. Virkatodistuksista ilmenevät kaikki väestörekisteriin kirjatut tiedot: asuinpaikkakunnat, avioliitot, lapset ja muut perhesuhteita koskevat merkinnät.

Käytännössä sukuselvitys koostuu tavallisesti 3–5 erillisestä virkatodistuksesta, joista jokainen kattaa tietyn ajanjakson tietyn viranomaisen rekisterissä. Kun todistukset asetetaan peräkkäin, niiden pitää muodostaa aukoton ketju ilman ajallisia aukkoja.

Todistusten määrä riippuu siitä, kuinka monen eri rekisterinpitäjän rekistereihin henkilö on elämänsä aikana kuulunut.

Miksi sukuselvitys tarvitaan perunkirjoitukseen?

Perintökaaren 20 luvun 5 §:n mukaan perukirjaan on liitettävä kirkonkirjan tai muun vastaavan rekisterin ote, josta käyvät ilmi vainajan eloonjäänyt puoliso ja perilliset. Käytännössä tämä tarkoittaa sukuselvitystä.

Sukuselvityksen tehtävä on osoittaa kiistattomasti, ketkä ovat vainajan perilliset. Ilman sukuselvitystä ei voida varmuudella todeta, ettei vainajalla ole tuntemattomia perillisiä. Puutteellinen sukuselvitys voi johtaa siihen, että Verohallinto pyytää perukirjaa täydennettäväksi eikä perintöverotusta voida toimittaa loppuun.

Perukirja on annettava kuukauden kuluessa perunkirjoituksesta Verohallinnolle. Perukirjaa tarvitaan myös pankkiasioinnissa, kiinteistökaupoissa ja monissa muissa kuolinpesän toimissa.

Mistä sukuselvityksen voi tilata?

Sukuselvitykseen tarvittavat virkatodistukset tilataan eri viranomaisilta sen mukaan, mihin rekisteriin henkilö on kuulunut elämänsä aikana. Tärkeimmät rekisterinpitäjät ovat:

• Digi- ja väestötietovirasto (DVV) vastaa väestörekisteriin kuuluneiden henkilöiden tiedoista. DVV:n rekisteristä löytyvät myös kaikki väestörekisteriin tehdyt merkinnät riippumatta uskonnollisesta yhdyskunnasta siltä ajalta, kun henkilö on kuulunut väestörekisteriin.
• Evankelis-luterilaisen kirkon aluekeskusrekisterit antavat virkatodistukset kirkon jäsenistä jäsenyysajalta. Ennen 1.10.1999 seurakunnat vastasivat jäsentensä väestökirjanpidosta, joten myös vanhemmat tiedot löytyvät niiden rekistereistä.
• Ortodoksinen kirkko pitää omaa jäsenrekisteriään, josta tarvitaan todistukset ortodoksisen seurakunnan jäsenyyden ajalta.
• Kansallisarkisto säilyttää vanhimpia kirkonkirjoja (yli 100 vuotta vanhat sekä lakanneiden seurakuntien aineistot), luovutettujen alueiden (esimerkiksi Karjala) aineistoja sekä kirkosta ennen 1.10.1999 eronneiden siviilirekisterijakson tietoja.
• Ulkomaan viranomaisilta tarvitaan vastaava todistus, jos vainaja on asunut ulkomailla. Todistus tarvitaan ulkomailla vietetyn ajan osalta.

Monimutkaisuus johtuu siitä, että useimmat ihmiset ovat elämänsä aikana kuuluneet useampaan kuin yhteen rekisteriin. Esimerkiksi henkilö, joka on kastettu luterilaiseen kirkkoon ja eronnut kirkosta aikuisiällä, tarvitsee virkatodistukset sekä EVL:ltä että DVV:ltä. Jokaisen rekisterinpitäjän todistus on tilattava erikseen.

Missä järjestyksessä mitä tilataan?

Sukuselvityksen kokoaminen etenee loogisessa järjestyksessä. Seuraavat vaiheet kannattaa käydä läpi yksi kerrallaan, koska myöhemmät tilaukset perustuvat aiemmin saatuihin tietoihin.

1. Selvitä vainajan rekisterihistoria. Tarkista, mihin kirkkokuntaan tai rekisteriin vainaja on kuulunut elämänsä aikana. Suomessa on neljä rekisterinpitäjää: evankelis-luterilainen kirkko, ortodoksinen kirkko, DVV ja Kansallisarkisto. Jos vainaja on asunut Ruotsissa, tarvitset todistuksia myös Skatteverketilta tai Riksarkivetilta.
2. Tilaa vainajan virkatodistusketju 15. ikävuodesta kuolinpäivään. Tämä on sukuselvityksen ydin.
3. Tunnista perilliset. Vainajan sukuselvitys paljastaa, ketkä ovat perillisiä ja onko joku heistä kuollut ennen vainajaa.
4. Tilaa elossaolotodistukset elossa olevista perillisistä. Jokaisesta perillisestä tarvitaan tuore elossaolotodistus.
5. Tilaa sukuselvitykset kuolleista perillisistä. Jos joku perillisistä on kuollut ennen vainajaa, tarvitset hänestä oman sukuselvityksen, joka osoittaa hänen sijaantuloperillisensä eli ne henkilöt, jotka tulevat hänen tilalleen perimään.
6. Tilaa puolison virkatodistus, jos vainaja oli avioliitossa. Leski on kuolinpesän osakas avio-oikeuden nojalla osituksen toimittamiseen asti.
7. Tilaa testamentinsaajien todistukset, jos vainaja on tehnyt testamentin. Jokaisesta testamentinsaajasta tarvitaan elossaolotodistus.
8. Lapsettoman vainajan tapauksessa: tilaa vanhempien sukuselvitys. Jos vainajalla ei ollut lapsia, perimys siirtyy vanhemmille tai heidän kauttaan sisaruksille, ja vanhempien sukuselvitykset ovat välttämättömiä.

Vaiheet 4–8 selviävät vasta sen jälkeen, kun vainajan sukuselvitys on käsillä. Tämä on yksi syy siihen, miksi prosessi venyy odotettua pidemmäksi: et voi tilata kaikkea kerralla, vaan tieto kertyy vaiheittain.

Yleisimmät puutteet sukuselvityksessä

Tarkistukseen tulevissa sukuselvityksissä toistuvat usein samat puutteet. Useimmiten ne eivät johdu huolimattomuudesta vaan siitä, ettei tilaaja ole osannut etsiä tiettyä asiakirjaa. Tyypillisiä puutteita ovat:

• Ortodoksinen kirkkokunta unohtuu. Jos vainaja on kuulunut sekä evankelis-luterilaiseen että ortodoksiseen kirkkoon, todistus tarvitaan molemmista. Ortodoksinen kirkko on oma rekisterinpitäjänsä, eikä tieto siirry automaattisesti EVL:n todistukseen.
• Kansallisarkisto unohtuu. Jos vainaja on eronnut kirkosta ennen 1.10.1999, väliin jää siviilirekisterijakso, jonka tiedot ovat Kansallisarkistossa. Pelkkä DVV:n todistus ei kata tätä ajanjaksoa.
• Karjalan tai luovutettujen alueiden todistukset eivät tule esiin. Jos vainaja on syntynyt tai asunut sotaa edeltäneellä luovutetulla alueella, todistus on Kansallisarkistossa eri kokoelmassa kuin tavanomaiset seurakuntakirjat.
• Kuolleiden perillisten omat sukuselvitykset puuttuvat. Sijaantulo edellyttää, että jokaisesta ennen vainajaa kuolleesta perillisestä on oma sukuselvitys, joka osoittaa hänen omat perillisensä.
• Lapsettoman vainajan vanhempien sukuselvitys puuttuu. Tämä jää usein huomaamatta.
• Ruotsin asumisjakso jää selvittämättä. Rajapyykki on 1.7.1991: sen jälkeisen ajan tiedot ovat Skatteverketissa, sitä aiemmat Riksarkivetissa. Ulkomaan jakson puuttuminen katkaisee ketjun.
• Elossaolotodistukset perillisistä unohtuvat tai ovat liian vanhoja. Elossaolotodistuksen on hyvä olla tuore, sillä pankit ja muut vastaanottajat edellyttävät usein enintään muutaman kuukauden vanhaa todistusta.

Sukuselvitys ei ole vain vainajan paperit

Tämä on yleisin väärinkäsitys. Sukuselvitys perunkirjoitusta varten ei tarkoita pelkästään vainajan virkatodistusketjua, vaan koko asiakirjakokonaisuutta, jolla osoitetaan kaikki kuolinpesän osakkaat ja heidän asemansa.

Täydelliseen sukuselvitykseen kuuluvat:

• Vainajan aukoton virkatodistusketju 15. ikävuodesta kuolinpäivään
• Elossaolotodistukset jokaiselta elossa olevalta perilliseltä
• Sukuselvitykset jokaisesta ennen vainajaa kuolleesta perillisestä (sijaantulo)
• Aviopuolison virkatodistus, jos vainaja oli avioliitossa
• Testamentinsaajien todistukset, jos vainaja on tehnyt testamentin
• Lapsettoman vainajan vanhempien sukuselvitys, jos vainajalla ei ollut lapsia

Verohallinto ja pankit tarkistavat asiakirjakokonaisuuden, ei pelkästään vainajan ketjua. Yksittäisen perillisen elossaolotodistuksen puuttuminen voi viivästyttää koko perunkirjoitusta yhtä paljon kuin aukko vainajan ketjussa.

Mitä sukuselvitys maksaa?

Sukuselvityksen hinta muodostuu asiakirjamaksuista ja mahdollisesta palvelumaksusta. Yksittäisen virkatodistuksen hinta on tyypillisesti noin 40–85 €.

Sukuselvityksestä aiheutuneet kulut ovat tyypillisesti kuolinpesän vähennyskelpoisia menoja perintöverotuksessa. Tarkista vähennysoikeus omassa tilanteessasi Verohallinnolta.

Asiakirjamaksut tyypillisissä tapauksissa:

• Tavanomainen tapaus, asiakirjamaksut noin 120–250 €: vainaja, mahdollinen puoliso ja 1–3 perillistä, koko elämä enintään muutaman rekisterinpitäjän alueella, ei ulkomaan jaksoja eikä testamenttia.
• Monimutkainen tapaus, asiakirjamaksut noin 400–800 €: Ruotsin asumisjakso, kuolleita perillisiä, joista tarvitaan omat sukuselvitykset, useita testamentinsaajia tai lapseton vainaja, jonka vanhempien sukuselvitykset on tilattava.

Luvut ovat suuntaa-antavia: lopullinen summa määräytyy tarvittavien todistusten määrän ja kunkin viranomaisen hinnaston mukaan.

Kauanko sukuselvityksen saaminen kestää?

Yksittäisen virkatodistuksen käsittelyaika on tavallisesti 2–6 viikkoa viranomaisesta ja ajankohdasta riippuen. EVL:n aluekeskusrekisterit ovat yleensä nopeimpia, kun taas DVV:n ja Kansallisarkiston käsittelyajat voivat olla pidempiä.

Koko sukuselvityksen valmistuminen kestää tyypillisesti useita viikkoja: kun kaikki tilaukset tehdään kerralla, kokonaisaika määräytyy hitaimman viranomaisen mukaan. Kokonaisaika voi venyä, jos todistuksia tilataan yksi kerrallaan sitä mukaa kuin tarve selviää.

Koska perunkirjoitus on toimitettava kolmen kuukauden kuluessa kuolemantapauksesta (PK 20:1 §), sukuselvityksen hankkiminen kannattaa aloittaa viipymättä. Jos aikatauluun tulee ongelmia, Verohallinnolta voi hakea lisäaikaa.

Kenestä sukuselvitys tarvitaan?

Sukuselvitystä ei tarvita pelkästään vainajasta. Perunkirjoituksessa voidaan tarvita sukuselvitys useasta henkilöstä:

• Vainajasta aina.
• Leskestä avioliiton ajalta, mikäli vainajalla oli puoliso.
• Aiemmasta puolisosta, mikäli vainaja oli ollut aiemmin naimisissa eikä avioeron tai puolison kuoleman jälkeistä ositusta ollut toimitettu. Toimittamaton ositus voi jättää entiselle puolisolle tai hänen perillisilleen avio-oikeuteen perustuvia vaateita, jotka on selvitettävä ennen perinnönjakoa. Siksi virkatodistuksia tarvitaan myös aiemman avioliiton ajalta.
• Kuolleesta perillisestä, jos joku vainajan perillisistä on kuollut ennen vainajaa tai perunkirjoituksen toimittamista. Sijaantuloperilliset selvitetään kuolleen perillisen omasta sukuselvityksestä.
• Perinnöstä luopuneesta henkilöstä, mikäli perinnöstä luopuminen ulottuu luopujan sijaan tuleviin perillisiin. Tällöin sijaantuloperilliset on selvitettävä.

Yhdessä perunkirjoituksessa voidaan siis tarvita useita erillisiä sukuselvityksiä.

Sukuselvitys vai virkatodistus?

Nämä termit menevät helposti sekaisin, mutta niiden välillä on selkeä ero:

• Virkatodistus on yksittäinen todistus, jonka tietty viranomainen antaa tietyltä ajanjaksolta. Se kertoo, mitä kyseisen viranomaisen rekisteriin on merkitty henkilöstä.
• Sukuselvitys on kokonaisuus, joka muodostuu useista virkatodistuksista. Yhdessä ne kattavat henkilön koko elämän 15. ikävuodesta kuolinpäivään aukottomana ketjuna.

Perunkirjoitukseen tarvitaan nimenomaan kokonainen sukuselvitys. Yksittäinen virkatodistus ei riitä, paitsi jos henkilö on kuulunut koko elämänsä ajan samaan rekisteriin.

Milloin sukuselvitys on riittävä?

Vainajan sukuselvitys on riittävä, kun se täyttää kolme ehtoa:

1. Katkeamaton ketju 15. ikävuodesta kuolinpäivään. Jokainen ajanjakso on katettu virkatodistuksella, eikä ajallisia aukkoja ole.
2. Kaikki rekisterinpitäjät on katettu. Jos henkilö on kuulunut useampaan rekisteriin (esim. sekä seurakunta että väestörekisteri), todistus tarvitaan jokaiselta.
3. Todistukset ovat sukuselvitystyyppisiä. Pelkkä osoitetodistus tai jäsentodistus ei riitä. Virkatodistuksen pitää sisältää tiedot perhemuutoksista (avioliitot, lapset) eikä vain asuinpaikasta.

Pelkkä vainajan aukoton ketju ei kuitenkaan yksin riitä, vaan perunkirjoitusta varten tarvitaan myös edellä kuvattu asiakirjakokonaisuus perillisten, puolison ja tarvittaessa vainajan vanhempien osalta.

Puutteellinen asiakirjakokonaisuus on yleisin syy siihen, että perukirja palautuu Verohallinnolta täydennettäväksi.

Sukuselvityksen tilaaminen palveluna

Kaikki edellä kuvatut asiakirjat voi tilata itse suoraan rekisterinpitäjiltä. Viranomaisten käsittelyajat ovat samat tilaajasta riippumatta, joten palvelun käyttö ei nopeuta yksittäisen todistuksen saamista.

Palvelusta on eniten hyötyä, jos vainajalla on Ruotsin asumisjakso, joku perillisistä on kuollut ennen vainajaa tai kokonaisuuden riittävyydestä on epävarmuutta. Näissä tilanteissa selvitettävää on tavallista enemmän, ja puute huomataan usein vasta, kun perukirja on jo käsittelyssä. Palvelussa vainajan rekisterihistoria selvitetään ja asiantuntijat tarkistavat, että asiakirjakokonaisuus on riittävä.

Sukuselvitys.fi:n palvelumaksu on 79–159 € (sis. ALV) tilanteen mukaan. Asiakirjamaksut laskutetaan erikseen todellisten kulujen mukaan.