Sukuselvitys ja virkatodistukset perunkirjoitusta varten

Mikä on sukuselvitys?

Sukuselvitys on kokonaisuus virkatodistuksia, jotka muodostavat aukottoman ketjun henkilön 15 ikävuodesta kuolinpäivään. Virkatodistuksista ilmenevät kaikki väestörekisterimerkinnät: asuinpaikkakunnat, avioliitot, lapset ja muut väestörekisteriin kirjatut tapahtumat.

Käytännössä sukuselvitys koostuu tavallisesti 3–6 erillisestä virkatodistuksesta, joista jokainen kattaa tietyn ajanjakson tietyn viranomaisen rekisterissä. Kun todistukset asetetaan peräkkäin, niiden pitää muodostaa aukoton ketju ilman ajallisia aukkoja.

Todistusten määrä riippuu siitä, kuinka monen eri rekisterinpitäjän rekistereihin henkilö on elämänsä aikana kuulunut.

Miksi sukuselvitys tarvitaan perunkirjoitukseen?

Perintökaaren 20 luvun 6 §:n mukaan perukirjaan on liitettävä kirkonkirjan tai vastaavan rekisterin ote, josta käyvät ilmi vainajan eloonjäänyt puoliso ja perilliset. Käytännössä tämä tarkoittaa sukuselvitystä.

Sukuselvityksen tehtävä on osoittaa kiistattomasti, ketkä ovat vainajan perilliset. Ilman sukuselvitystä ei voida varmuudella todeta, ettei vainajalla ole tuntemattomia perillisiä.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että puuttuva tai puutteellinen sukuselvitys voi johtaa siihen, että Verohallinto pyytää perukirjaa täydennettäväksi eikä perintöverotusta voida toimittaa loppuun.

Perukirja on annettava kuukauden kuluessa perunkirjoituksesta Verohallinnolle. Perukirjaa tarvitaan myös pankkiasioinnissa, kiinteistökaupoissa ja monissa muissa kuolinpesän toimissa.

Perunkirjoitus on toimitettava kolmen kuukauden kuluessa kuolemantapauksesta (PK 20:1 §), joten sukuselvityksen hankkiminen kannattaa aloittaa mahdollisimman pian. Viranomaisten käsittelyajat voivat olla useita viikkoja, ja tarvittavia virkatodistuksia voi olla useita.

Mistä sukuselvityksen voi tilata?

Sukuselvitykseen tarvittavat virkatodistukset tilataan eri viranomaisilta sen mukaan, mihin rekisteriin henkilö on kuulunut elämänsä aikana. Tärkeimmät rekisterinpitäjät ovat:

• Digi- ja väestötietovirasto (DVV) vastaa väestörekisteriin kuuluneiden henkilöiden tiedoista. DVV:n rekisteristä löytyvät myös kaikki väestörekisteriin tehdyt merkinnät riippumatta uskonnollisesta yhdyskunnasta siltä ajalta, kun henkilö on kuulunut väestörekisteriin.
• Evankelis-luterilaisen kirkon aluekeskusrekisterit sisältävät kirkon jäsenyysajan tiedot ennen väestörekisteriin siirtymistä. Seurakuntien rekisterit ovat kattavimpia historiallisia väestörekistereitä Suomessa.
• Ortodoksinen kirkko pitää omaa jäsenrekisteriään, josta tarvitaan todistukset ortodoksisen seurakunnan jäsenyyden ajalta.
• Kansallisarkisto säilyttää vanhimmat väestörekisteritiedot, erityisesti ennen 1900-lukua syntyneiden osalta tai tilanteissa, joissa alkuperäinen rekisterinpitäjä ei enää hallinnoi tietoja.
• Ulkomaan viranomaisilta tarvitaan vastaava todistus, jos vainaja on asunut ulkomailla. Todistus tarvitaan ulkomailla vietetyn ajan osalta.

Monimutkaisuus johtuu siitä, että useimmat ihmiset ovat elämänsä aikana kuuluneet useampaan kuin yhteen rekisteriin. Esimerkiksi henkilö, joka on kastettu luterilaiseen kirkkoon ja eronnut kirkosta aikuisiällä, tarvitsee virkatodistukset sekä EVL:ltä että DVV:ltä.

Jokaisen rekisterinpitäjän todistus on tilattava erikseen.

Missä järjestyksessä mitä tilataan?

Sukuselvityksen kokoaminen etenee loogisessa järjestyksessä. Seuraavat vaiheet kannattaa käydä läpi yksi kerrallaan, koska myöhemmät tilaukset perustuvat aiemmin saatuihin tietoihin.

1. Selvitä vainajan rekisterihistoria. Tarkista, mihin kirkkokuntaan tai rekisteriin vainaja on kuulunut elämänsä aikana. Suomessa on neljä rekisterinpitäjää: evankelis-luterilainen kirkko, ortodoksinen kirkko, DVV ja Kansallisarkisto. Jos vainaja on asunut Ruotsissa, tarvitset todistuksia myös Skatteverketiltä tai Riksarkivetilta.
2. Tilaa vainajan virkatodistusketju 15. ikävuodesta kuolinpäivään. Tämä on sukuselvityksen ydin ja perukirjan pakollinen liite.
3. Tunnista perilliset. Vainajan sukuselvitys paljastaa, ketkä ovat perillisiä ja onko joku heistä kuollut ennen vainajaa.
4. Tilaa elossaolotodistukset elossa olevilta perillisiltä. Jokaisesta perillisestä tarvitaan tuore elossaolotodistus.
5. Tilaa sukuselvitykset kuolleilta perillisiltä. Jos joku perillisistä on kuollut ennen vainajaa, tarvitset hänestä oman sukuselvityksen sijaantuloperillisten selvittämiseksi.
6. Tilaa puolison virkatodistus, jos vainaja oli avioliitossa. Lesken sukuselvitys tarvitaan ositusta varten.
7. Tilaa testamentinsaajien todistukset, jos vainaja on tehnyt testamentin. Jokaisesta testamentinsaajasta tarvitaan elossaolotodistus.
8. Lapsettoman vainajan tapauksessa: tilaa vanhempien sukuselvitys. Jos vainajalla ei ollut lapsia, perimys siirtyy vanhemmille tai heidän kauttaan sisaruksille, ja vanhempien sukuselvitykset ovat välttämättömiä.

Vaiheet 4–8 selviävät vasta sen jälkeen, kun vainajan sukuselvitys on käsillä. Tämä on yksi syy siihen, miksi prosessi venyy odotettua pidemmäksi: et voi tilata kaikkea kerralla, vaan tieto kertyy vaiheittain.

Yleisimmät puutteet sukuselvityksessä

Asiantuntijoidemme havaintojen mukaan samat puutteet toistuvat sukuselvityksissä, jotka tulevat tarkistettavaksi. Useimmat puutteet eivät johdu huolimattomuudesta vaan siitä, ettei tilaaja ole tiennyt etsiä tiettyä asiakirjaa. Tyypillisiä puutteita ovat:

• Ortodoksinen kirkkokunta unohtuu. Jos vainaja on kuulunut sekä evankelis-luterilaiseen että ortodoksiseen kirkkoon, todistus tarvitaan molemmista. Ortodoksinen kirkko on oma rekisterinpitäjänsä, eikä tieto siirry automaattisesti EVL:n todistukseen.
• Kansallisarkisto unohtuu. Jos vainaja on eronnut kirkosta ennen 1.10.1999, väliin jää siviilirekisterijakso, jonka tiedot ovat Kansallisarkistossa. Pelkkä DVV:n todistus ei kata tätä ajanjaksoa.
• Karjalan tai luovutettujen alueiden todistukset eivät tule esiin. Jos vainaja on syntynyt tai asunut sotaa edeltäneellä luovutetulla alueella, todistus on Kansallisarkistossa eri kokoelmassa kuin tavanomaiset seurakuntakirjat.
• Kuolleiden perillisten omat sukuselvitykset puuttuvat. Sijaisperimys edellyttää, että jokaisesta ennen vainajaa kuolleesta perillisestä on oma sukuselvitys, joka osoittaa hänen omat perillisensä.
• Lapsettoman vainajan vanhempien sukuselvitys puuttuu. Kun vainajalla ei ollut lapsia, perimys siirtyy vanhempien linjaa pitkin ja vanhempien sukuselvitykset ovat pakollisia. Tämä jää usein huomaamatta.
• Ruotsin asumisjakso jää selvittämättä. Rajapyykki on 1.7.1991: tämän päivän jälkeisen ajan tiedot ovat Skatteverketissä, sitä aiemmat Riksarkivetissä. Ulkomaan jakson puuttuminen katkaisee ketjun.
• Elossaolotodistukset perillisistä unohtuvat tai ovat liian vanhoja. Elossaolotodistuksen pitää olla tuore perunkirjoituspäivänä. Liian vanha todistus ei kelpaa.

Sukuselvitys ei ole vain vainajan paperit

Tämä on yleisin väärinkäsitys. Sukuselvitys perunkirjoitusta varten ei tarkoita pelkästään vainajan virkatodistusketjua, vaan koko asiakirjakokonaisuutta, jolla osoitetaan kaikki kuolinpesän osakkaat ja heidän asemansa.

Täydelliseen sukuselvitykseen kuuluvat:

• Vainajan aukoton virkatodistusketju 15. ikävuodesta kuolinpäivään
• Elossaolotodistukset jokaiselta elossa olevalta perilliseltä
• Sukuselvitykset jokaisesta ennen vainajaa kuolleesta perillisestä (sijaisperimys)
• Aviopuolison virkatodistus, jos vainaja oli avioliitossa
• Testamentinsaajien todistukset, jos vainaja on tehnyt testamentin
• Lapsettoman vainajan vanhempien sukuselvitys, jos vainajalla ei ollut lapsia

Verohallinto ja pankit tarkistavat asiakirjakokonaisuuden, ei pelkästään vainajan ketjua. Yksittäisen perillisen elossaolotodistuksen puuttuminen voi viivästyttää koko perunkirjoitusta yhtä paljon kuin aukko vainajan ketjussa.

Mitä sukuselvitys maksaa?

Sukuselvityksen hinta muodostuu viranomaismaksuista ja mahdollisesta palvelumaksusta. Yksittäisen virkatodistuksen hinta on tyypillisesti noin 45–85 €. Tyypillisessä tapauksessa (3–5 todistusta) pelkät viranomaismaksut ovat yhteensä noin 135–425 €.

Kaikki sukuselvityksestä aiheutuneet kulut, sekä viranomaismaksut että mahdollinen palvelumaksu, voidaan vähentää kuolinpesän omaisuuden arvosta perintöverotuksessa perintö- ja lahjaverolain 9 §:n 2 momentin nojalla.

Kustannukset tyypillisissä tapauksissa (palvelumaksu 79 € + viranomaismaksut toteutuneen mukaan):

• Yksinkertainen tapaus, noin 215 €: vainaja, jolla 1–2 perillistä, koko elämä yhden tai kahden rekisterinpitäjän alueella, ei ulkomaan jaksoja eikä testamenttia.
• Tyypillinen tapaus, noin 330 €: vainaja, puoliso ja 2–3 perillistä, useampi rekisterinpitäjä elämän aikana, mahdollinen muuttohistoria Suomessa.
• Monimutkainen tapaus, noin 505 €: Ruotsin asumisjakso, kuolleita perillisiä joista tarvitaan omat sukuselvitykset, useita testamentinsaajia tai lapseton vainaja, jonka vanhempien sukuselvitykset on tilattava.

Luvut ovat suuntaa-antavia. Lopullinen viranomaismaksujen summa määräytyy todellisten tilausten mukaan, ja laskutamme vain toteutuneet kulut.

Kauanko sukuselvityksen saaminen kestää?

Yksittäisen virkatodistuksen käsittelyaika on tavallisesti 2–4 viikkoa viranomaisesta ja ajankohdasta riippuen. EVL:n aluekeskusrekisterit ovat yleensä nopeimpia, DVV:n käsittelyajat voivat olla pidempiä.

Koko sukuselvityksen valmistumiseen kuluu yleensä 2–6 viikkoa, mutta aika riippuu merkittävästi vainajan elämänhistoriasta. Henkilö, joka on kuulunut koko ikänsä yhteen rekisteriin, tarvitsee vähemmän todistuksia kuin henkilö, joka on kuulunut useampaan eri rekisteriin elämänsä aikana.

Koska perunkirjoitus on toimitettava kolmen kuukauden kuluessa kuolemasta, sukuselvityksen hankkiminen kannattaa aloittaa viipymättä. Jos aikatauluun tulee ongelmia, Verohallinnolta voi hakea lisäaikaa.

Kenestä sukuselvitys tarvitaan?

Sukuselvitystä ei aina tarvita vain vainajasta. Perunkirjoituksessa voidaan tarvita sukuselvitys useasta henkilöstä:

• Vainajasta aina. Tämä on perukirjan pakollinen liite, ja sen on katettava ajanjakso 15 ikävuodesta kuolinpäivään.
• Leskestä avioliiton ajalta, mikäli vainajalla oli puoliso.
• Kuolleesta perillisestä, jos joku vainajan perillisistä on kuollut ennen vainajaa tai perunkirjoituksen toimittamista. Tällöin kuolleen perillisen perilliset (sijaantuloperilliset) tulevat hänen sijaansa, ja heidän selvittämiseksi tarvitaan sukuselvitys myös kuolleesta perillisestä.
• Perinnöstä luopuneesta henkilöstä, mikäli perinnöstä luopuminen ulottuu luopujan sijaan tuleviin perillisiin. Tällöin sijaantuloperilliset on selvitettävä.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että yhdessä perunkirjoituksessa voidaan tarvita useita erillisiä sukuselvityksiä. Tämä on yksi syy, miksi perunkirjoituksen asiakirjojen hankkiminen on usein odotettua monimutkaisempaa.

Sukuselvitys vai virkatodistus?

Nämä termit menevät helposti sekaisin, mutta niiden välillä on selkeä ero:

• Virkatodistus on yksittäinen todistus, jonka tietty viranomainen antaa tietyltä ajanjaksolta. Se kertoo, mitä kyseisen viranomaisen rekisterissä on merkitty henkilöstä.
• Sukuselvitys on kokonaisuus, joka muodostuu useista virkatodistuksista. Yhdessä ne kattavat henkilön koko elämän 15 ikävuodesta kuolinpäivään aukottomana ketjuna.

Perunkirjoitukseen tarvitaan nimenomaan kokonainen sukuselvitys. Yksittäinen virkatodistus ei riitä, paitsi jos henkilö on kuulunut koko elämänsä ajan samaan rekisteriin.

Milloin sukuselvitys on riittävä?

Vainajan sukuselvitys on riittävä, kun se täyttää kolme ehtoa:

1. Katkeamaton ketju 15 ikävuodesta kuolinpäivään. Jokainen ajanjakso on katettu virkatodistuksella, eikä ajallisia aukkoja ole.
2. Kaikki rekisterinpitäjät on katettu. Jos henkilö on kuulunut useampaan rekisteriin (esim. sekä seurakunta että väestörekisteri), todistus tarvitaan jokaiselta.
3. Todistukset ovat sukuselvitystyyppisiä. Pelkkä osoitetodistus tai jäsentodistus ei riitä. Virkatodistuksen pitää sisältää tiedot perhemuutoksista (avioliitot, lapset) eikä vain asuinpaikasta.

Pelkkä vainajan aukoton ketju ei kuitenkaan riitä perunkirjoitusta varten. Sukuselvitys osoittaa vainajan koko perillispiirin, ja kaikkien osakkaiden asema on todennettava.

Tarvitset myös perillisten elossaolotodistukset, ennen vainajaa kuolleiden perillisten sukuselvitykset, puolison todistukset ja lapsettoman vainajan tapauksessa vainajan vanhempien sukuselvitykset.

Puutteellinen asiakirjakokonaisuus on yleisin syy siihen, että perukirja palautuu Verohallinnolta täydennettäväksi.

Tyypillisiä puutteita ovat puuttuva virkatodistus yhdeltä ajanjaksolta, väärän tyyppinen todistus, puuttuva perillisen elossaolotodistus tai se, ettei ulkomailla vietettyä aikaa ole katettu.