Sukuselvitys itse vai ammattilaisen avulla?

Mitä kaikkea perunkirjoitukseen todella tarvitaan?

Monelle tulee yllätyksenä, että sukuselvitys ei ole yksi todistus, vaan kokoelma erillisiä virkatodistuksia, joiden on muodostettava aukoton ketju. Kun alat koota selvitystä itse, huomaat pian tarvitsevasi useita eri asiakirjoja:

• Vainajan aukoton ketju: Todistukset kaikilta niiltä rekisterinpitäjiltä, joiden kirjoissa vainaja on ollut 15-vuotiaasta kuolinpäivään saakka.
• Osakkaiden elossaolotodistukset: Tarvitaan perillisistä, joiden elossaolotieto ei näy suoraan vainajan omassa sukuselvityksessä.
• Puolison tiedot: Sukuselvitysmuotoinen virkatodistus avioliiton ajalta. Tämä tieto ei välttämättä näy vainajan omassa selvityksessä.
• Edesmenneet perilliset: Jos joku lapsista on kuollut, tarvitaan hänen sukuselvityksensä perimysjärjestyksen osoittamiseksi.
• Lapsettoman vainajan vanhemmat: Jos vainajalla ei ole lapsia, selvitys on ulotettava vanhempiin ja sisaruksiin.
• Ulkomaanyhteydet: Jos vainaja on asunut ulkomailla, tarvitaan todistuksia kyseisen maan viranomaisilta. Sama koskee perillisiä: jos perillinen asuu ulkomailla eikä ole Suomessa kirjoilla, elossaolotodistus on hankittava asuinmaan viranomaiselta.

Mitä itse tilaaminen oikeasti tarkoittaa?

Itse tilaaminen ei ole yksi tilauslomake yhdelle viranomaiselle. Suomessa virkatodistuksia antaa neljä eri rekisterinpitäjää, ja jokaisella niistä on oma tilausprosessinsa omine lomakkeineen, käsittelyaikoineen ja hinnoitteluineen. Lisäksi tarvitaan usein todistuksia ulkomailta. Kun aloitat itse, sinun on tunnistettava jokainen seuraavista oikein:

• Suomen evankelis-luterilainen kirkko (EVL): Aluekeskusrekisterit hoitavat seurakuntien virkatodistukset. Kaikki jäsenyysjaksot saa yhdellä tilauksella: muutot ja seurakunnan vaihdot Suomessa eivät lisää todistusten määrää. Uusi todistus tarvitaan vain, kun rekisterinpitäjä vaihtuu, esimerkiksi kirkosta eroamisen tai ortodoksisen kirkon jäsenyyden vuoksi.
• Suomen ortodoksinen kirkko: Erillinen keskusrekisteri, joka antaa todistukset ortodoksisen kirkon jäsenyysjaksoilta.
• Digi- ja väestötietovirasto (DVV): Hoitaa kirkkoon kuulumattomien tiedot väestötietojärjestelmästä sekä perillisten elossaolotodistukset.
• Kansallisarkisto: Yli sata vuotta vanhat kirkonkirjat sekä luovutettujen alueiden (Karjala) aineisto. Kirkosta eronneiden vanha siviilirekisteriaineisto on pääosin DVV:llä digitoituna.

Jokainen tilaus vaatii omat tietonsa, omat perustelunsa ja oman maksunsa. Toimitusajat vaihtelevat, ja kun viimeinen todistus saapuu, sinun on vielä tarkistettava, ettei ketjuun jää aukkoja eikä perillisiä ole jäänyt pois. Lue tarkemmin eri rekisterinpitäjistä.

Viisi kohtaa, joissa itsetilaaja tyypillisesti epäonnistuu

Sukuselvityksen koonti epäonnistuu harvoin siksi, ettei tilaaja yrittäisi huolellisesti. Useimmiten syy on siinä, ettei kokonaisuuden vaatimuksia tunneta etukäteen. Nämä ovat viisi yleisintä kohtaa, joissa kokonaisuus jää vajaaksi:

1. Jokin rekisterinpitäjä jää tunnistamatta. Vainaja on saattanut kuulua elämänsä aikana usean eri rekisterinpitäjän kirjoihin, ja jos todistus pyydetään väärältä rekisterinpitäjältä, ketjuun jää aukko, jota et välttämättä itse huomaa.
2. Ortodoksinen kirkko unohtuu. Tilaaja muistaa ev.lut. seurakunnan, mutta ei ortodoksista. Jos vainaja on jossain elämänsä vaiheessa kuulunut Suomen ortodoksiseen kirkkoon, sieltä on hankittava oma todistus.
3. Kansallisarkisto unohtuu. Vanhimpia jaksoja koskevat todistukset pyydetään helposti seurakunnasta tai DVV:ltä, vaikka ne kuuluvat Kansallisarkistolle.
4. Perillisten todistukset jäävät puutteellisiksi. Huomio kiinnittyy helposti vain vainajan omaan ketjuun, jolloin perillisiä koskevat todistukset jäävät tilaamatta. Yksikin pois jäävä perillinen tekee sukuselvityksestä vajaan.
5. Ulkomaanyhteys ei tule esille. Ulkomailla vietetyt ajanjaksot eivät aina ole omaisten tiedossa. Jos vainaja on asunut Ruotsissa, ennen 1.7.1991 kertyneet tiedot löytyvät Riksarkivetista ja sen jälkeiset Skatteverketista.

Mitä ammattilainen tekee: ei tilaa, vaan tarkistaa

Tilaaminen ei ole se, mistä ammattilaiselle maksetaan. Tilauksen voi tehdä kuka tahansa, kun rekisterinpitäjät on tunnistettu oikein. Ammattilaisen työ alkaa siitä, mihin itsetilaajan työ loppuu: kokonaisuuden muodollisesta tarkistamisesta ennen kuin pankki tai perunkirjoittaja käyttää sukuselvitystä.

Käytännössä tarkistus tarkoittaa sitä, että ennen toimitusta varmistetaan: ketju on aukoton, jokainen seurakunta- ja kotikuntavaihe on dokumentoitu, todistustyypit ovat oikeita (sukuselvitysmuotoinen virkatodistus, ei pelkkä ote), perilliset on tunnistettu oikein, elossaolotodistukset ovat ajan tasalla ja ulkomaanyhteydet on hoidettu. Vasta kun kokonaisuus on tarkistettu, asiakirjat luovutetaan eteenpäin.

Itse tilaamisen riskit

Kyse ei ole pelkästään ajankäytöstä, sillä vajaalla sukuselvityksellä on konkreettisia seurauksia:

• Pankki hylkää vajaan sukuselvityksen. Pankit tarkistavat käytännössä ensin sukuselvityksen kattavuuden ja vasta sen jälkeen perukirjan. Jos ketjussa on aukko tai perillinen puuttuu, pankki ei avaa kuolinpesän tilejä eikä vapauta varoja perunkirjoituksen toimittamista varten.
• Perunkirjoituksen kolmen kuukauden määräaika ylittyy. Perintökaaren mukaan perunkirjoitus on toimitettava kolmen kuukauden kuluessa kuolemasta. Jos sukuselvitys palautuu vajaana ja uudet tilaukset vievät vielä viikkoja, määräaika voi ylittyä.
• Perukirjan toimittaminen Verohallinnolle myöhästyy. Perukirja toimii myös perintöveroilmoituksena, ja se on toimitettava Verohallinnolle kuukauden kuluessa perunkirjoituksesta. Myöhästymisestä voi seurata 50 €:n myöhästymismaksu tai yli 60 päivän viivästyksestä veronkorotus. Viivästyskorko koskee vasta maksamatonta perintöveroa.
• Perillinen voi jäädä pois sukuselvityksestä. Jos esimerkiksi sijaantuloketju jää tunnistamatta tai lapsettoman vainajan vanhempien sukuselvitys jää tekemättä, perillinen voi jäädä perintöosuuttaan vaille. Tämä on oikeudellisesti vakavin riski.

Milloin ammattilaisen käyttö on järkevää?

Ammattilaispalvelusta on eniten hyötyä, jos vainajalla on Ruotsi- tai muu ulkomaanyhteys, joku perillisistä on kuollut ennen vainajaa tai olet epävarma siitä, mitä todistuksia kokonaisuuteen kuuluu. Jos rekisterihistoria on lyhyt ja perilliset ovat tiedossa, sukuselvityksen voi hyvin koota itsekin.

Meiltä perunkirjoitukseen vaadittavan sukuselvityksen voi tilata kaikista tarvittavista rekistereistä yhdellä tilauslomakkeella, jonka täyttäminen kestää noin viisi minuuttia. Lakitoimistot ja pankit veloittavat vastaavasta työstä tyypillisesti 150–400 €.