DVV, EVL vai Kansallisarkisto:
mistä sukuselvitys tilataan?
Perunkirjoitukseen vaadittava sukuselvitys koostuu useista virkatodistuksista, eikä mikään yksittäinen viranomainen toimita niitä kaikkia. Oikea tilauspaikka määräytyy sen mukaan, mihin rekisteriin vainaja on kuulunut ja minä ajanjaksona.
Neljä rekisterinpitäjää ja ruotsalaiset viranomaiset
Useimmilla vainajilla on tietoja vähintään kahdessa eri rekisterissä. Jos vainaja tai perillinen on asunut Ruotsissa, mukaan tulevat lisäksi ruotsalaiset viranomaiset.
| Rekisterinpitäjä | Mitä tietoja | Ajanjakso | Käsittelyaika |
|---|---|---|---|
| EVL (ev.lut. kirkko) | Kirkkoon kuuluneiden tiedot | Kirkkoon kuulumisen aika | n. 2–3 viikkoa |
| DVV (ent. maistraatti) | Siviilirekisteri, kirkkoon kuulumattomat | 1.10.1999 → + aiemmat siviilijaksot | n. 2–6 viikkoa |
| Ortodoksinen kirkko | Ortodoksiseen kirkkoon kuuluneiden tiedot | Kirkkoon kuulumisen aika | n. 3–4 viikkoa |
| Kansallisarkisto | Historialliset kirkonkirjat, luovutetut alueet | Vanhat tiedot, jotka eivät ole sähköisessä rekisterissä | n. 4 viikkoa |
| Skatteverket (Ruotsi) | Ruotsissa asuneiden tiedot | 1991 → | muutamia työpäiviä |
| Riksarkivet (Ruotsi) | Ruotsin historialliset tiedot | Ennen vuotta 1991 | vaihtelee |
EVL:n aluekeskusrekisterit: 14 rekisteriä kattaa Suomen
Evankelis-luterilainen kirkko siirtyi vuonna 2022 alueelliseen rekisterimalliin. Yksittäiset seurakunnat eivät enää pidä omia väestörekistereitään, vaan tiedot on koottu 14 aluekeskusrekisteriin, jotka kattavat alueellisesti useita kymmeniä seurakuntia kukin. Kun tilaat virkatodistuksen EVL:ltä, et siis valitse vainajan kotikuntaa tai -seurakuntaa, vaan oikean aluekeskusrekisterin.
Yksi tilaus kattaa vainajan kaikki EVL-jaksot Suomessa. Muutot ja seurakunnan vaihdot eivät lisää todistusten määrää, eikä muuttohistoriaa tarvitse selvittää seurakunnittain. Uusi todistus tarvitaan vain, kun rekisterinpitäjä vaihtuu, esimerkiksi kirkosta eroamisen tai ortodoksisen kirkon jäsenyyden vuoksi. Aluekeskusrekisterit myös ohjaavat pyynnön oikealle taholle, jos vainaja on kuulunut toisen alueen seurakuntaan.
Mitä rekisterinpitäjien todistukset maksavat?
Jokainen rekisterinpitäjä perii oman maksunsa virkatodistuksesta ja tietopyynnön käsittelystä. Viranomaismaksut laskutetaan todellisten kulujen mukaan. Sekä maksut että käsittelyajat ovat samat riippumatta siitä, tilaatko itse vai palvelun kautta.
Suuntaa-antavat hinnat rekisterinpitäjittäin
- DVV: noin 40 € sähköisestä virkatodistuksesta. Digitoidut historialliset asiakirjat noin 85 € kappaleelta.
- EVL-aluekeskusrekisterit: noin 40–85 € sukuselvitysmuotoisesta virkatodistuksesta.
- Suomen ortodoksinen kirkko: sukuselvitys 40–75 € laajuuden mukaan ja toimitusmaksu 5 €.
- Kansallisarkisto: todistus 42 € ja laskutuslisä 5 €.
- Skatteverket (Ruotsi): dödsfallsintygistä (dödsfallsintyg med släktutredning) ei peritä maksua.
- Riksarkivet (Ruotsi): släktutredning maksaa 700–3 000 kruunua laajuuden mukaan.
Esimerkkilaskelmat kokonaiskustannuksista
Alla on kolme tyypillistä tilannetta. Sukuselvitys.fi:n palvelumaksu on 79–159 € (sis. alv) tilanteen laajuuden mukaan, ja asiakirjamaksut laskutetaan erikseen.
- Yksinkertainen tapaus: vainaja ja yksi perillinen, vain EVL-rekisteri. Palvelumaksu alkaen 79 € ja asiakirjamaksut noin 120–250 €.
- Tyypillinen tapaus: vainaja, leski ja 2–3 rintaperillistä, EVL ja DVV. Palvelumaksu alkaen 79 € ja asiakirjamaksut noin 200–350 €.
- Monimutkainen tapaus: vainajalla Ruotsi-jakso, edesmenneitä perillisiä ja useita rekistereitä mukana. Palvelumaksu 99–159 € ja asiakirjamaksut noin 400–800 €.
Luvut ovat suuntaa-antavia. Tarkka summa muodostuu vasta, kun tiedetään, kuinka monelta rekisterinpitäjältä ja kuinka monesta henkilöstä todistuksia tarvitaan.
Karjala ja luovutetut alueet: tiedot tulevat Kansallisarkistosta
Talvi- ja jatkosodan jälkeen Suomi luovutti Neuvostoliitolle merkittäviä alueita, joiden seurakuntien arkistot siirrettiin Suomeen. Tämä koskee tyypillisesti sodanaikaisten ja sitä vanhempien polvien jälkeläisiä: jos vainajan tai hänen vanhempiensa juuret ovat luovutetuilla alueilla, tarvittavat tiedot eivät käytännössä löydy nykyisistä suomalaisista seurakunnista.
Mitä alueita tämä koskee: Karjalan kannas (esim. Viipuri, Käkisalmi), Laatokan Karjala (esim. Sortavala, Suistamo, Salmi), Petsamo, Sallan ja Kuusamon luovutetut osat sekä eräät Suomenlahden saaret.
Mistä tiedot haetaan: Kansallisarkisto säilyttää luovutetuilta alueilta siirrettyjen seurakuntien kirkonkirja-aineiston. Tilaus tehdään tietopyynnöllä Kansallisarkistolle.
Mitä haussa tarvitaan: tyypillisesti riittävät tiedot ovat henkilön nimi, syntymäaika ja seurakunta tai paikkakunta, jolla hän on asunut ennen luovutusta. Mitä tarkemmat tiedot, sitä nopeammin Kansallisarkisto löytää oikean aineiston.
Yleisimmät virheet rekisterinpitäjien valinnassa
Olemme tarkistaneet satoja sukuselvityksiä ja nähneet samat virheet toistuvan. Nämä ovat tyypillisimmät syyt siihen, miksi itse koottu sukuselvitys palautuu pankista tai perunkirjoittajalta täydennettäväksi.
- Ortodoksinen kirkko unohtuu. Oletetaan, että EVL-pyyntö kattaa kaiken. Jos vainaja on jossain elämän vaiheessa kuulunut ortodoksiseen kirkkoon, tieto ei näy EVL:n rekisteristä. Ortodoksiselta kirkolta on tilattava oma virkatodistus erikseen.
- Kansallisarkisto unohtuu. Näin käy erityisesti silloin, kun perheen juuret ovat luovutetuilla alueilla. Ennen 1.10.1999 kirkosta eronneiden siviilirekisteritiedot ovat pääosin DVV:n digitoidussa väestökirja-aineistossa, mutta Kansallisarkistossa ovat muun muassa yli 100 vuotta vanhat kirkonkirjat ja luovutettujen alueiden aineisto.
- Aluekeskusrekisteri valitaan väärin. Tilaaja yrittää valita kotikunnan rekisterin, vaikka EVL:n rekisterit ovat alueellisia ja kattavat useita kuntia. Pyyntö pitää osoittaa oikealle aluekeskusrekisterille.
- Ruotsin kytkös jää huomaamatta. Vainaja on asunut osan elämästään Ruotsissa, mutta tilaaja olettaa Suomen rekistereiden riittävän. Ruotsin jakson todistukset on hankittava Skatteverketilta tai vanhemmissa tapauksissa Riksarkivetilta.
- Käytetään liian vanhoja todistuksia. Esimerkiksi eläkehakemusta tai aiempaa pankkiasiointia varten tilattuja virkatodistuksia yritetään hyödyntää perunkirjoituksessa. Nämä eivät käytännössä kelpaa: pankit edellyttävät, että sukuselvitys on tilattu vasta kuolinpäivän jälkeen.
Miksi yhden viranomaisen todistus ei riitä?
Jokainen rekisterinpitäjä näkee vain oman osuutensa henkilön elämänhistoriasta:
- Seurakunta (EVL/ortodoksinen) näkee vain ne vuodet, jolloin henkilö on kuulunut kyseiseen kirkkoon.
- DVV näkee siviilirekisterin ja nykyiset tiedot, mutta ei kirkkoon kuuluneiden tietoja ennen vuotta 1999.
- Kansallisarkisto säilyttää historialliset tiedot, joihin DVV:llä tai seurakunnilla ei ole pääsyä.
Viranomainen ei käytännössä pysty kertomaan, mitä muiden viranomaisten todistuksia juuri sinun tilanteestasi puuttuu. Vastuu kokonaisuuden aukottomuudesta jää tilaajalle.
Perunkirjoitusta ja pankkiasiointia varten vainajan todistusketjun on oltava aukoton 15. ikävuodesta kuolinpäivään. Sen lisäksi tarvitaan usein virkatodistuksia myös perillisistä ja leskestä. Kokonaisuuden on katettava kaikki osakkaat, jotta perunkirjoitus voidaan toimittaa asianmukaisesti.
Milloin Sukuselvitys.fi:n palvelusta on hyötyä?
Sukuselvityksen voi koota itse, ja selkeässä tilanteessa se on useimmiten mahdollista. Palvelusta on eniten hyötyä, jos vainajalla on Ruotsi-yhteys, osa perillisistä on kuollut ennen vainajaa tai olet epävarma siitä, mitkä rekisterinpitäjät tilanteeseesi kuuluvat. Tällaisissa tilanteissa rekisterihistoria selvitetään puolestasi, ja asiantuntijat varmistavat, että asiakirjakokonaisuus kattaa kaikki tarvittavat rekisterit ja henkilöt.