DVV, EVL vai Kansallisarkisto:
mistä sukuselvitys tilataan?
Perunkirjoitukseen vaadittava sukuselvitys koostuu useista virkatodistuksista. Jotta se saadaan koottua, tilauksia on tehtävä useille eri viranomaisille. Alla käymme läpi näitä viranomaisia.
Neljä rekisterinpitäjää ja ruotsalaiset viranomaiset
Oikea rekisterinpitäjä riippuu siitä, mihin rekisteriin henkilö on kuulunut ja minä ajanjaksona. Useimmilla vainajilla on tietoja vähintään kahdessa eri rekisterissä. Jos vainaja tai perillinen on asunut Ruotsissa, mukaan tulevat lisäksi ruotsalaiset viranomaiset.
| Rekisterinpitäjä | Mitä tietoja | Ajanjakso | Käsittelyaika |
|---|---|---|---|
| EVL (ev.lut. kirkko) | Kirkkoon kuuluneiden tiedot | Kirkkoon kuulumisen aika | n. 2–3 viikkoa |
| DVV (ent. maistraatti) | Siviilirekisteri, kirkkoon kuulumattomat | 1.10.1999 → + aiemmat siviilijaksot | n. 2–6 viikkoa |
| Ortodoksinen kirkko | Ortodoksiseen kirkkoon kuuluneiden tiedot | Kirkkoon kuulumisen aika | n. 2–4 viikkoa |
| Kansallisarkisto | Historialliset kirkonkirjat, luovutetut alueet | Vanhat tiedot, jotka eivät ole sähköisessä rekisterissä | n. 4–6 viikkoa |
| Skatteverket (Ruotsi) | Ruotsissa asuneiden tiedot | 1991 → | n. 2–4 viikkoa |
| Riksarkivet (Ruotsi) | Ruotsin historialliset tiedot | Ennen vuotta 1991 | vaihtelee |
Useimmat hoitavat perunkirjoitusta ensimmäistä kertaa. On täysin normaalia, ettei tiedä, mistä kaikkialta todistuksia tarvitaan. Juuri siksi tämä tieto on tärkeää.
EVL:n aluekeskusrekisterit: kahdeksan rekisteriä kattaa Suomen
Evankelis-luterilainen kirkko siirtyi vuonna 2022 alueelliseen rekisterimalliin. Yksittäiset seurakunnat eivät enää pidä omia väestörekistereitään, vaan tiedot on koottu kahdeksaan aluekeskusrekisteriin, jotka kattavat alueellisesti useita kymmeniä seurakuntia kukin. Kun tilaat virkatodistuksen EVL:ltä, et siis valitse vainajan kotikuntaa tai -seurakuntaa, vaan oikean aluekeskusrekisterin.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että yksi tilaus oikealle aluekeskusrekisterille riittää kattamaan vainajan kaikki EVL-jaksot, vaikka hän olisi muuttanut elämänsä aikana useaan eri kuntaan ja seurakuntaan saman aluekeskusrekisterin sisällä. Aluekeskusrekisterien kesken tiedot kulkevat myös niin, että pyyntö ohjautuu oikealle taholle, jos vainaja on kuulunut toiseen alueeseen. Muuttohistorian seurakuntakohtainen selvittäminen ei kuulu tilaajan tehtäväksi.
Yleinen väärinkäsitys: moni olettaa, että jokaisesta seurakunnasta, jossa vainaja on asunut, on tilattava oma virkatodistus. Näin ei ole. Yksi pyyntö EVL-aluekeskusrekisterille kattaa kaikki kirkon jäsenyysjaksot Suomessa.
Mitä rekisterinpitäjien todistukset maksavat?
Sukuselvitys.fi:n palvelumaksu on 79 € (sis. alv). Tämän päälle tulevat viranomaismaksut todellisten kulujen mukaan: jokainen rekisterinpitäjä perii oman maksunsa virkatodistuksesta ja tietopyynnön käsittelystä. Maksut ovat samat riippumatta siitä, tilaatko itse vai palvelun kautta.
Suuntaa-antavat hinnat rekisterinpitäjittäin
- DVV: noin 40 € sähköisestä virkatodistuksesta. Digitoidut historialliset asiakirjat noin 85 € kappaleelta.
- EVL-aluekeskusrekisterit: noin 75 € sukuselvitysvirkatodistuksesta.
- Suomen ortodoksinen kirkko: hinnasto vastaa pitkälti EVL:n tasoa.
- Kansallisarkisto: tietopyynnön käsittelymaksu, hinnasto vaihtelee tutkimuksen laajuuden mukaan.
- Skatteverket (Ruotsi): puhelimitse tilattava personbevis, muutamia satoja Ruotsin kruunuja.
- Riksarkivet (Ruotsi): maksullinen hakupyyntö, hinta riippuu tutkimuksen laajuudesta.
Esimerkkilaskelmat kokonaiskustannuksista
Alla on kolme tyypillistä tilannetta. Luvut sisältävät Sukuselvitys.fi:n palvelumaksun (79 €) ja viranomaismaksut.
- Yksinkertainen tapaus: vainaja ja yksi perillinen, vain EVL-rekisteri. Kokonaiskustannus noin 135–215 €.
- Tyypillinen tapaus: vainaja, leski ja 2–3 rintaperillistä, EVL ja DVV. Kokonaiskustannus noin 250–400 €.
- Monimutkainen tapaus: vainajalla Ruotsi-jakso, edesmenneitä perillisiä ja useita rekistereitä mukana. Kokonaiskustannus noin 400–505 €.
Luvut ovat suuntaa-antavia. Tarkka summa muodostuu vasta tilanteen selvittämisen jälkeen, kun tiedämme, kuinka monelta rekisterinpitäjältä ja kuinka monesta henkilöstä todistuksia tarvitaan.
Karjala ja luovutetut alueet: tiedot tulevat Kansallisarkistosta
Talvi- ja jatkosodan jälkeen Suomi luovutti Neuvostoliitolle merkittäviä alueita, joiden seurakuntien arkistot siirrettiin Suomeen. Tämä koskee tyypillisesti sotaikaisia ja sitä vanhempien polvien jälkeläisiä: jos vainajan tai hänen vanhempiensa juuret ovat luovutetuilla alueilla, tarvittavat tiedot eivät löydy mistään nykyisestä suomalaisesta seurakunnasta.
Mitä alueita tämä koskee: Karjalankannas (esim. Viipuri, Käkisalmi), Laatokan Karjala (esim. Sortavala, Suistamo, Salmi), Petsamo, Sallan ja Kuusamon luovutetut osat sekä eräitä Suomenlahden saaria.
Mistä tiedot haetaan: Kansallisarkisto säilyttää luovutetuilta alueilta siirrettyjen seurakuntien kirkonkirja-aineiston. Tilaus tehdään tietopyynnöllä Kansallisarkistolle.
Mitä haussa tarvitaan: tyypillisesti riittävät tiedot ovat henkilön nimi, syntymäaika ja seurakunta tai paikkakunta, jolla hän on asunut ennen luovutusta. Mitä tarkemmat tiedot, sitä nopeammin Kansallisarkisto löytää oikean aineiston.
Yleisimmät virheet rekisterinpitäjien valinnassa
Olemme tarkistaneet satoja sukuselvityksiä ja nähneet samat virheet toistuvan. Nämä ovat tyypillisimmät syyt sille, miksi itse koottu sukuselvitys palautuu pankista tai perunkirjoittajalta täydennettäväksi.
- Ortodoksinen kirkko unohtuu. Oletetaan, että EVL-pyyntö kattaa kaiken. Jos vainaja on jossain elämän vaiheessa kuulunut ortodoksiseen kirkkoon, tieto ei näy EVL:n rekisteristä. Ortodoksiselta kirkolta on tilattava oma virkatodistus erikseen.
- Kansallisarkisto unohtuu. Näin käy erityisesti silloin, kun vainaja on eronnut kirkosta ennen 1.10.1999 tai kun perheen juuret ovat luovutetuilla alueilla. DVV ei näe näitä tietoja, vaan ne haetaan Kansallisarkistosta.
- Aluekeskusrekisteri valitaan väärin. Tilaaja yrittää valita kotikunnan rekisterin, vaikka EVL:n rekisterit ovat alueellisia ja kattavat useita kuntia. Pyyntö pitää osoittaa oikealle aluekeskusrekisterille, ja yksi tilaus riittää koko EVL-jakson kattamiseen.
- Ruotsin kytkös jää huomaamatta. Vainaja on asunut osan elämästään Ruotsissa, mutta tilaaja olettaa Suomen rekistereiden riittävän. Ruotsin jakso on hankittava Skatteverketiltä tai vanhemmissa tapauksissa Riksarkivetiltä.
- Käytetään liian vanhoja todistuksia. Esimerkiksi eläkehakemusta tai aiempaa pankkiasiointia varten tilattuja virkatodistuksia yritetään hyödyntää perunkirjoituksessa. Nämä eivät kelpaa: pankit ja Verohallinto edellyttävät, että sukuselvitys on tilattu vasta kuolinpäivän jälkeen.
Miksi yhden viranomaisen todistus ei riitä?
Tämä on yleisin syy siihen, miksi itse koottu sukuselvitys palautuu täydennettäväksi. Jokainen rekisterinpitäjä näkee vain oman osuutensa henkilön elämänhistoriasta:
- Seurakunta (EVL/ortodoksinen) näkee vain ne vuodet, jolloin henkilö on kuulunut kyseiseen kirkkoon.
- DVV näkee siviilirekisterin ja nykyiset tiedot, mutta ei kirkkoon kuuluneiden tietoja ennen vuotta 1999.
- Kansallisarkisto säilyttää historialliset tiedot, joihin DVV:llä tai seurakunnilla ei ole pääsyä.
Jokainen viranomainen toimittaa vain oman osuutensa. He eivät pysty kertomaan, mitä juuri sinun tilanteessasi toisilta viranomaisilta puuttuu. Vastuu kokonaisuuden aukottomuudesta jää tilaajalle.
Perunkirjoitusta ja pankkiasiointia varten vainajan todistusketjun on oltava aukoton 15. ikävuodesta kuolinpäivään. Sen lisäksi tarvitaan usein virkatodistuksia myös perillisistä ja leskestä. Kokonaisuuden on katettava kaikki osakkaat, jotta perunkirjoitus voidaan toimittaa asianmukaisesti.
Miten sukuselvitys.fi voisi auttaa sinua?
Meiltä saat yhdellä tilauksella perunkirjoitukseen vaadittavan sukuselvityksen. Samalla säästät perunkirjoituskustannuksissa: lakitoimistot ja pankit veloittavat tyypillisesti sukuselvityksen kokoamisesta 150–400 euroa. Näin varmistut myös siitä, ettei perunkirjoituksessa ja pankkiasioinnissa tule ongelmia.