Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Sukuselvitys.fi
Y-tunnus: 3224836-9
Puhelin: +358 45 144 2299 (puhelinpalvelu avoinna ark. 9–16)
Sähköposti: asiakaspalvelu@sukuselvitys.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriasioissa

Tietosuoja-asiat:
asiakaspalvelu@sukuselvitys.fi

3. Rekisterin nimi

Sukuselvitys.fi asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Tilauksen vastaanottaminen, tilaajan henkilöllisyyden ja oikeutuksen varmistaminen (kuolinpesän osakas tai valtuutettu asiamies)
• Vainajan asuinpaikkahistorian selvittäminen ja virkatodistusten tilaaminen viranomaisilta tilaajan puolesta (EVL:n aluekeskusrekisterit, ortodoksinen kirkko, DVV, Kansallisarkisto, sekä tarvittaessa Ruotsin Skatteverket, Svenska kyrkan ja Riksarkivet)
• Saapuneiden asiakirjojen tarkistaminen sukuselvityksen katkeamattomuuden varmistamiseksi
• Tilausvahvistuksen, seurantaviestien ja valmiiden asiakirjojen toimittaminen sähköpostitse
• Maksun käsittely ja viranomaismaksujen laskuttaminen tilauksen yhteydessä
• Kirjanpitovelvoitteiden täyttäminen (kirjanpitolaki 1336/1997)
• Asiakaspalvelu tilauksen etenemiseen liittyvissä kysymyksissä

Käsittelyn oikeusperuste on sopimuksen täytäntöönpano (GDPR 6 art. 1 kohta b). Henkilötietojen antaminen on edellytys palvelun toimittamiselle. Ilman tietoja emme voi tilata sukuselvitystä viranomaisilta.

Sivuston analytiikkaevästeiden osalta käsittelyn oikeusperuste on suostumus (GDPR 6 art. 1 kohta a). Analytiikkatietoja kerätään vain käyttäjän annettua suostumuksensa evästebannerin kautta.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

• Tilaajan tiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postitusosoite (jos paperinen postitus valittu), suhde vainajaan
• Vainajan tiedot: nimi, syntymäaika, kuolinpäivä, viimeinen kotikunta, kirkollinen jäsenyys, muut tiedossasi olevat asuinpaikkahistoriatiedot
• Tilauksen tiedot: tilausnumero, päivämäärä, valittu toimitustapa, maksutieto
• Viestintä: asiakaspalvelukirjeenvaihto
• Asiakkaan turvalinkin kautta toimittamat asiakirjat (PDF-tiedostot ja kuvat), jotka salataan AES-256-GCM-menetelmällä ennen tallennusta

Emme kerää tietoja, jotka eivät ole välttämättömiä palvelun toteuttamiselle. Emme käsittele henkilötietoja markkinointitarkoituksiin emmekä tee profilointia.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan tilaajalta itseltään tilauslomakkeen kautta.

7. Tietojen säilytysaika

Tilauksen tietoja säilytetään 10 vuotta kirjanpitolain (1336/1997) edellyttämän säilytysajan mukaisesti. Asiakaspalvelukirjeenvaihto poistetaan 2 vuoden kuluttua tilauksen päättymisestä.

Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan automaattisesti. Tietoja ei säilytetä pidempään kuin lainsäädäntö edellyttää tai käyttötarkoitus vaatii.

Asiakkaan toimittamat tiedostot poistetaan, kun tilaus on käsitelty ja kirjanpitolain mukainen säilytysaika on päättynyt.

8. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tietoja luovutetaan ainoastaan sukuselvityksen toteuttamiseen välttämättömille viranomaisille:

Suomessa:

• Evankelis-luterilaisen kirkon aluekeskusrekisterit (EVL)
• Digi- ja väestötietovirasto (DVV)
• Kansallisarkisto (tarvittaessa)
• Suomen ortodoksisen kirkon keskusrekisteri (tarvittaessa)

Ruotsissa (tarvittaessa, jos vainaja on asunut Ruotsissa):

• Skatteverket (Ruotsin verovirasto / väestörekisteri)
• Svenska kyrkan (Ruotsin kirkko / arkistot)
• Riksarkivet (Ruotsin kansallisarkisto, tarvittaessa)

Tietoja ei luovuteta muille kolmansille osapuolille eikä käytetä markkinointitarkoituksiin. Kaikki viranomaisluovutukset tapahtuvat EU/ETA-alueella. Google Analytics 4 -palvelun osalta analytiikkatietoja voidaan käsitellä Googlen palvelimilla EU/ETA-alueen sisällä; Google on sitoutunut EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisiin suojamekanismeihin.

9. Kolmansien osapuolten palvelut

Palvelun toteuttamisessa käytetään seuraavia kolmansien osapuolten palveluja:

• Paytrail Oyj (2122839-7), maksunvälityspalvelu. Paytrail käsittelee maksutapahtumaan liittyvät tiedot omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.
• Sähköpostipalvelu — tilausvahvistusten ja asiakasviestinnän toimittamiseen. Viestit lähetetään salatun SMTP-yhteyden kautta.
• Google Analytics 4 — sivuston käytön analytiikka. Tietoja kerätään vain käyttäjän suostumuksella. GA4-evästeet eivät sisällä tunnistettavia henkilötietoja. Lisätietoja: evästekäytäntö.

Emme käytä kolmansien osapuolten palveluja markkinointiin, profilointiin tai kohdentamiseen.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja käsitellään suojatuilla yhteyksillä (HTTPS/TLS). Pääsy tietoihin on rajattu vain tilausten käsittelyyn tarvittaville henkilöille. Hallintapaneeliin kirjautuminen edellyttää kaksivaiheista tunnistautumista (2FA). Henkilökunta on ohjeistettu tietosuoja-asioissa.

Asiakkaan toimittamat tiedostot salataan AES-256-GCM-menetelmällä ennen tallennusta. Tiedostoihin pääsy on rajattu samoin kuin muihin tilauksen tietoihin.

11. Tietojen ajantasaisuus

Pyrimme pitämään henkilötiedot oikeellisina ja ajantasaisina. Tilaaja voi pyytää tietojensa korjaamista ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme. Tilaaja vastaa antamiensa tietojen oikeellisuudesta tilauksen yhteydessä.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on EU:n tietosuoja-asetuksen nojalla seuraavat oikeudet:

• Tarkastusoikeus: voit pyytää kopiota sinusta tallennetuista tiedoista
• Oikaisuoikeus: virheelliset tai puutteelliset tiedot korjataan pyynnöstä
• Poisto-oikeus: voit pyytää tietojesi poistamista, ellei lakisääteinen säilytysvelvoite (esim. kirjanpitolaki) estä sitä
• Rajoittamisoikeus — voit pyytää käsittelyn rajoittamista esimerkiksi tietojen oikeellisuuden varmistamisen ajaksi
• Siirto-oikeus: voit pyytää tietosi koneluettavassa muodossa
• Suostumuksen peruuttaminen — voit milloin tahansa peruuttaa analytiikkaevästeitä koskevan suostumuksesi sivuston evästebannerin kautta tai selaimen asetuksista
• Valitusoikeus: voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle, jos katsot henkilötietojesi käsittelyn rikkovan tietosuoja-asetusta

Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt lähetetään osoitteeseen asiakaspalvelu@sukuselvitys.fi. Vastaamme pyyntöihin kuukauden kuluessa. Tietoturvasyistä voimme joutua varmistamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön toteuttamista.

13. Valvontaviranomainen

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
tietosuoja.fi
Puhelin: 029 566 6700

14. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan sivustolla. Ajantasainen versio on aina saatavilla tällä sivulla.