Integritetspolicy

1. Personuppgiftsansvarig

Sukuselvitys.fi
FO-nummer: 3224836-9
Telefon: +358 45 144 2299 (telefonservice mån–fre 9–16)
E-post: asiakaspalvelu@sukuselvitys.fi

2. Kontaktperson i registerärenden

Dataskyddsärenden:
asiakaspalvelu@sukuselvitys.fi

3. Registrets namn

Sukuselvitys.fi kundregister

4. Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Personuppgifter behandlas för följande ändamål:

• Mottagning av beställningen samt verifiering av beställarens identitet och behörighet (dödsbodelägare eller befullmäktigat ombud)
• Utredning av den avlidnes boendehistorik och beställning av ämbetsbetyg från myndigheter på beställarens vägnar (evangelisk-lutherska kyrkans regionala centralregister, ortodoxa kyrkan, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata DVV, Riksarkivet, samt vid behov Sveriges Skatteverk, Svenska kyrkan och Riksarkivet i Sverige)
• Granskning av inkomna handlingar för att säkerställa att släktutredningen är obruten
• Leverans av orderbekräftelse, uppföljningsmeddelanden och färdiga handlingar via e-post
• Behandling av betalning och fakturering av myndighetsavgifter i samband med beställningen
• Uppfyllande av bokföringsskyldigheter (bokföringslagen 1336/1997)
• Kundtjänst gällande frågor om beställningens framskridande

Den rättsliga grunden för behandlingen är fullgörande av avtal (GDPR art. 6.1 b). Att lämna personuppgifter är en förutsättning för att tjänsten ska kunna levereras. Utan uppgifterna kan vi inte beställa släktutredningen från myndigheterna.

För webbplatsens analyskakor är den rättsliga grunden samtycke (GDPR art. 6.1 a). Analysdata samlas in först efter att användaren har gett sitt samtycke via webbplatsens kakbanner.

5. Registrets datainnehåll

Följande uppgifter lagras i registret:

• Beställarens uppgifter: namn, e-postadress, telefonnummer, postadress (om postleverans har valts), relation till den avlidne
• Den avlidnes uppgifter: namn, födelsedatum, dödsdatum, senaste hemkommun, kyrkotillhörighet, övrig känd boendehistorik
• Beställningsuppgifter: beställningsnummer, datum, valt leveranssätt, betalningsuppgifter
• Kommunikation: kundtjänstkorrespondens

Vi samlar inte in uppgifter som inte är nödvändiga för att utföra tjänsten. Vi behandlar inte personuppgifter i marknadsföringssyfte och utför ingen profilering.

6. Regelmässiga informationskällor

Uppgifterna erhålls från beställaren själv via beställningsformuläret.

7. Lagringstid för uppgifter

Beställningsuppgifter lagras i 10 år i enlighet med den lagringstid som bokföringslagen (1336/1997) kräver. Kundtjänstkorrespondens raderas 2 år efter att beställningen har slutförts.

Efter att lagringstiden har löpt ut raderas uppgifterna automatiskt. Uppgifter lagras inte längre än vad lagstiftningen kräver eller ändamålet förutsätter.

8. Utlämnande och överföring av uppgifter

Uppgifter lämnas ut enbart till de myndigheter som är nödvändiga för att genomföra släktutredningen:

I Finland:

• Evangelisk-lutherska kyrkans regionala centralregister (EVL)
• Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (DVV)
• Riksarkivet (vid behov)
• Finska ortodoxa kyrkans centralregister (vid behov)

I Sverige (vid behov, om den avlidne har bott i Sverige):

• Skatteverket (folkbokföring)
• Svenska kyrkan (kyrkböcker/arkiv)
• Riksarkivet (vid behov)

Uppgifter lämnas inte ut till andra tredje parter och används inte i marknadsföringssyfte. Alla myndighetsutlämnanden sker inom EU/EES-området. Gällande Google Analytics 4-tjänsten kan analysdata behandlas på Googles servrar inom EU/EES-området; Google har förbundit sig till de skyddsmekanismer som EU:s dataskyddsförordning kräver.

9. Tredjepartstjänster

Följande tredjepartstjänster används för att genomföra tjänsten:

• Paytrail Oyj (2122839-7) — betalningstjänst. Paytrail behandlar betalningstransaktionsuppgifterna i enlighet med sin egen integritetspolicy.
• E-posttjänst — för leverans av orderbekräftelser och kundkommunikation. Meddelanden skickas via en krypterad SMTP-anslutning.
• Google Analytics 4 — analys av webbplatsens användning. Data samlas in enbart med användarens samtycke. GA4-kakor innehåller inga identifierbara personuppgifter. Mer information: kakpolicy.

Vi använder inte tredjepartstjänster för marknadsföring, profilering eller riktad annonsering.

10. Principer för skydd av registret

Uppgifterna behandlas via skyddade anslutningar (HTTPS/TLS). Åtkomsten till uppgifterna är begränsad till de personer som behöver dem för att behandla beställningar. Inloggning till administrationspanelen kräver tvåfaktorsautentisering (2FA). Personalen har instruerats i dataskyddsfrågor.

11. Uppgifternas aktualitet

Vi strävar efter att hålla personuppgifterna korrekta och aktuella. Beställaren kan begära rättelse av sina uppgifter genom att kontakta vår kundtjänst. Beställaren ansvarar för att de uppgifter som lämnas vid beställningen är korrekta.

12. Den registrerades rättigheter

Du har följande rättigheter enligt EU:s dataskyddsförordning:

• Rätt till tillgång: du kan begära en kopia av de uppgifter som lagrats om dig
• Rätt till rättelse: felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättas på begäran
• Rätt till radering: du kan begära att dina uppgifter raderas, såvida inte en lagstadgad lagringsskyldighet (t.ex. bokföringslagen) hindrar det
• Rätt till begränsning: du kan begära att behandlingen begränsas, till exempel under den tid uppgifternas korrekthet verifieras
• Rätt till dataportabilitet: du kan begära dina uppgifter i maskinläsbart format
• Återkallande av samtycke: du kan när som helst återkalla ditt samtycke gällande analyskakor via webbplatsens kakbanner eller webbläsarens inställningar
• Rätt att klaga: du kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannen om du anser att behandlingen av dina personuppgifter bryter mot dataskyddsförordningen

Begäranden om utövande av rättigheter skickas till asiakaspalvelu@sukuselvitys.fi. Vi svarar på begäranden inom en månad. Av säkerhetsskäl kan vi behöva verifiera din identitet innan begäran kan verkställas.

13. Tillsynsmyndighet

Dataombudsmannens byrå
Linjegränden 4, 00530 Helsingfors
tietosuoja.fi
Telefon: 029 566 6700

14. Ändringar i integritetspolicyn

Vi förbehåller oss rätten att uppdatera denna integritetspolicy. Om väsentliga ändringar görs meddelar vi om det på webbplatsen. Den aktuella versionen finns alltid tillgänglig på denna sida.