Sukuselvityksen toimitusajat 2026
Olet todennäköisesti saanut ohjeen tilata virkatodistukset perunkirjoitusta varten ja haluat tietää, kauanko niiden saaminen kestää. Toimitusaika riippuu viranomaisista: EVL:n aluekeskusrekisterit toimittavat 2–3 viikossa, DVV yleensä 2–6 viikossa. Kokonaisaika on usein pidempi, koska todistuksia tarvitaan yleensä useammalta rekisterinpitäjältä.
Toimitusajat viranomaisittain
EVL:n aluekeskusrekisterit
14 aluekeskusrekisteriä. Ruuhka-aikoina voi kestää pidempään.
Suomen ortodoksinen kirkko
Keskusrekisteri Kuopiossa palvelee koko Suomea.
DVV (Digi- ja väestötietovirasto)
Vaihtelee kuormituksen mukaan. Sähköinen rekisteri nopeampi kuin digitoitu aineisto.
Kansallisarkisto
Vaihtelee laajasti aineiston iän ja sijainnin mukaan; laajoissa tapauksissa voi kestää kauemmin.
Skatteverket (Ruotsi)
Personbevis Ruotsin väestörekisteristä. Toimitus on yleensä nopea.
Riksarkivet (Ruotsi)
Vanhemmat ruotsalaiset kirkonkirjat ja väestötiedot.
Ajat ovat suuntaa-antavia, eivät takuita. Viranomaisten kuormitus ja aineiston laatu vaikuttavat lopulliseen kestoon.
Perunkirjoituksella on määräaika: Perunkirjoitus on toimitettava kolmen kuukauden kuluessa kuolemasta (perintökaari 20:1 §). Aloita sukuselvityksen tilaaminen mahdollisimman pian.
Kyse ei ole yhdestä tilauksesta
Yksi yleisimmistä väärinkäsityksistä on, että sukuselvitys tarkoittaa yhtä tilausta yhdeltä viranomaiselta. Käytännössä perunkirjoitusta varten tarvitaan tyypillisesti 3–5 erillistä tilausta eri rekisterinpitäjiltä:
- Vainajan todistusketju kaikilta rekisterinpitäjiltä, joissa vainaja on ollut kirjoilla
- Elossaolotodistukset perillisiltä
- Puolison todistukset avioliiton ajalta
- Edesmenneiden perillisten sukuselvitykset perimysjärjestyksen osoittamiseksi
Esimerkiksi: vainaja oli koko ikänsä luterilaisen kirkon jäsen, hänellä oli kaksi lasta ja edesmennyt puoliso. Tällöin tarvitaan vähintään vainajan sukuselvitys EVL:ltä, elossaolotodistukset lapsilta, elleivät heidän tietonsa käy ilmi vainajan sukuselvityksestä, sekä puolison kuolintodistus. Yhteensä siis jopa neljä erillistä tilausta.
Kokonaisaika määräytyy hitaimman viranomaisen mukaan. Vasta kun kaikki asiakirjat kaikilta rekisterinpitäjiltä on saatu, asiakirjakokonaisuus on valmis.
Mikä ratkaisee kokonaisajan?
1. Tilauksen oikeellisuus
Jos tilaus lähetetään väärään paikkaan tai se sisältää puutteellisia tietoja, prosessi alkaa alusta. Tämä on käytännössä yleisin syy viivästyksiin.
Jokainen viranomainen vaatii erilaisen tilauslomakkeen, ja oikean rekisterinpitäjän tunnistaminen edellyttää tietoa henkilön elämänhistoriasta.
Tilaat todistuksen DVV:ltä ajanjaksosta, joka kuuluu seurakunnan rekisteriin. DVV palauttaa tilauksen. Oikea tilaus pitää tehdä seurakunnalle. Menetetty aika: 2–4 viikkoa.
Virheestä ei yleensä kerrota sinulle etukäteen, sillä jokainen viranomainen vastaa vain omasta rekisteristään.
2. Ajanjakso
Sähköisestä rekisteristä (1.10.1999 jälkeinen aika) tiedot saadaan nopeammin kuin vanhemmasta, erikseen digitoidusta aineistosta. Jos vainaja on syntynyt ennen 1940-lukua, asiakirjoja voidaan joutua etsimään fyysisistä arkistoista.
3. Vuodenaika ja ruuhkat
Kesällä ja joulun aikaan käsittelyajat voivat olla pidempiä viranomaisten henkilöstömäärien vaihtelun vuoksi. Myös tammi- ja helmikuussa, jolloin kuolemantapauksia on tyypillisesti tavallista enemmän, käsittelyjonot kasvavat; tämä näkyy etenkin pääkaupunkiseudun aluekeskusrekistereissä ja usein myös DVV:ssä. Täsmällisiä viikkomääriä kunnittain tai kuukausittain ei voi luvata, koska tilanne vaihtelee.
Itse vai palvelun kautta: miksi aikajana eroaa
Viranomaisten yksittäiseen käsittelyaikaan ei voi vaikuttaa, mutta kokonaisaika riippuu siitä, lähetetäänkö tilaukset rinnakkain vai peräkkäin.
Itse tilatessa tyypillinen polku on peräkkäinen: tilaat ensin yhdeltä viranomaiselta, odotat vastausta ja saat siitä tiedon puutteesta tai uudesta rekisteristä, josta seuraava todistus pitää tilata. Jokainen vaihe lisää uuden 2–6 viikon odotuksen kokonaiskestoon. Tämä on toinen tavallinen syy siihen, että aikataulu venyy odotettua pidemmäksi.
Palvelussa kaikki tarvittavat virkatodistukset tilataan rinnakkain heti alkuun, kun rekisterihistoria on selvitetty. Käsittelyajat kuluvat samaan aikaan, eikä välissä ole turhia odotusjaksoja.
Käytännön esimerkki: itse tehtynä monimutkaisessa tapauksessa kokonaisaika voi olla arviolta 4–12 viikkoa, kun rekisterihistoria selviää vaihe vaiheelta ja todistuksia tilataan peräkkäin. Yksinkertaisissa tapauksissa ero on pienempi, mutta mitä useampi rekisterinpitäjä, sitä enemmän peräkkäin tilaaminen venyttää kokonaisaikaa.
Mitä jos kesto uhkaa 3 kuukauden määräaikaa?
Jos sukuselvityksen valmistuminen uhkaa venyä yli perunkirjoituksen määräajan, Verohallinnolta voi hakea lisäaikaa.
- Hakemus tehdään OmaVerossa tai paperilomakkeella 3626
- Hakemus on jätettävä ennen alkuperäisen määräajan päättymistä
- Lisäaikaa myönnetään tapauskohtaisesti, tyypillisesti muutaman kuukauden ajaksi
- Hyväksyttyjä syitä ovat esimerkiksi sukuselvityksen viivästyminen viranomaisilla, ulkomaanjakso (esim. Ruotsi-yhteys) ja monimutkainen pesä
Lisätietoa määräajan hallinnasta ja lisäajan hakemisesta artikkelissa Perunkirjoituksen 3 kk:n määräaika: mitä jos myöhästyy? Se, miltä viranomaiselta mikäkin todistus tilataan, on koottu artikkeliin DVV, EVL vai Kansallisarkisto: mistä tilataan? Ruotsiin liittyvät erityispiirteet löydät artikkelista Sukuselvitys Ruotsissa asuneelle vainajalle.