Miksi tilata sukuselvitys palvelun kautta eikä suoraan viranomaisilta?
Virkatodistukset voi tilata itse suoraan DVV:ltä, seurakunnilta ja arkistoista. Useimmat saavat tämän ohjeen perunkirjoittajalta, hautaustoimistolta tai seurakunnalta.
Ohje on oikea, mutta se kattaa vain osan siitä, mitä perunkirjoitus todellisuudessa vaatii.
Tilaaminen on yksinkertaista. Kokonaisuuden hallinta ei ole.
Haaste ei ole yksittäisen todistuksen tilaaminen, vaan kokonaisuuden hallinta: oikeiden viranomaisten tunnistaminen, kaikkien tarvittavien asiakirjojen tilaaminen ja sen varmistaminen, ettei todistusketjuun jää aukkoja.
Yksittäinen viranomainen ei myöskään kerro, mitä muilta rekisterinpitäjiltä pitäisi tilata.
Jos harkitset itse tilaamista, vaiheittainen vertailu on artikkelissa Sukuselvitys itse vai ammattilaisen kautta.
Mitä viranomaisilta tarvitaan perunkirjoitukseen?
Perunkirjoitukseen tarvitaan tyypillisesti virkatodistuksia useilta viranomaisilta:
- Evankelis-luterilaisen kirkon aluekeskusrekisteri jäsenyyden ajalta.
- Ortodoksinen kirkko jäsenyyden ajalta.
- Digi- ja väestötietovirasto (DVV) väestörekisterin ajalta sekä kirkkoon kuulumattomilta jaksoilta.
- Kansallisarkisto vanhojen, ei-sähköisten tietojen osalta.
- Ruotsin Skatteverket tai Riksarkivet, jos vainaja tai perillinen on asunut Ruotsissa.
Tilauksen voi kohdistaa oikeaan rekisterinpitäjään vasta, kun vainajan rekisterihistoria on selvitetty. Useimmilla henkilöillä tietoja on vähintään kahdessa rekisterissä.
Rinnakkaiset vai peräkkäiset tilaukset?
Viranomaisten käsittelyajat ovat samat riippumatta siitä, kuka todistukset tilaa. Kokonaisaika voi silti venyä, jos todistuksia tilataan yksi kerrallaan sitä mukaa kuin tarve selviää: ensin tilataan yksi todistus, odotetaan sen saapumista, havaitaan tarve toiselle todistukselle, tilataan se ja odotetaan jälleen. Peräkkäinen tilaaminen voi venyttää kokonaisajan yli kahteen kuukauteen. Kun kaikki tilaukset tehdään kerralla, kokonaisaika määräytyy hitaimman viranomaisen mukaan, ei kaikkien odotusaikojen yhteissumman mukaan. Myös itse tilaava voi tilata todistukset rinnakkain, jos vainajan rekisterihistoria on tiedossa.
| Vaihe | Itse tilatessa | Palvelumme kautta |
|---|---|---|
| Selvitystyö | Selvität rekisterinpitäjät itse | Asiantuntijat selvittävät rekisterihistorian |
| Tilaukset | Erillinen lomake joka viranomaiselle | Yksi lomake kaikkiin rekistereihin |
| Odotusaika | Peräkkäin: arviolta 4–12 viikkoa | Samanaikaisesti: arviolta 2–6 viikkoa |
| Tarkistus | Sinun vastuullasi | Ammattilaiset tarkistavat |
| Puutteen korjaaminen | Uusi tilauskierros + odotus | Puuttuva asiakirja täydennetään veloituksetta |
Ajat ovat suuntaa-antavia arvioita.
Palvelumaksu kattaa vainajan rekisterihistorian selvittämisen, tilaukset kaikille tarvittaville viranomaisille ja asiakirjakokonaisuuden tarkistamisen ennen toimitusta. Tarkistuksen tekevät perintöoikeuteen erikoistuneet asiantuntijat. Palveluun kuuluu Täydellisyystakuu: jos kokonaisuudesta puuttuu jotain, puuttuva asiakirja täydennetään veloituksetta.
Kolmen kuukauden määräaika: Perunkirjoitus on toimitettava kolmen kuukauden kuluessa kuolemasta. Sukuselvitys on yleensä perunkirjoituksen hitain vaihe, joten sen hankkiminen kannattaa aloittaa heti.
Perunkirjoituksesta aiheutuvat kulut ovat yleensä vähennyskelpoisia perintöverotuksessa ja korvattavissa kuolinpesän varoista. Tarkista oma tilanteesi Verohallinnolta. Lue lisää perintöverotuksesta ja vähennyskelpoisuudesta.